Administrative and Purchasing Assistant

Job Description

Descripción de Puesto: Asistente Administrativo y de Compras

Estamos buscando un Asistente Administrativo y de Compras dinámico y organizado para unirse a nuestro equipo. Este rol es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de nuestras operaciones diarias, brindando soporte crucial en la gestión financiera, logística y administrativa. El candidato ideal será proactivo, con gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas de manera eficiente.

Responsabilidades Clave:

• Gestión y Control de Caja Chica: Responsable de mantener un registro preciso y el control riguroso de los gastos fijos de la caja chica. Esto incluye la documentación adecuada de todas las transacciones, la conciliación periódica y el aseguramiento del cumplimiento de las políticas internas de gasto.
• Gestión de Suministros y Equipos: Coordinar y gestionar el proceso de suministro de materiales, equipos de oficina y otros recursos necesarios para las operaciones. Esto abarca desde la identificación de necesidades, solicitud de cotizaciones, hasta la recepción y distribución, garantizando la disponibilidad y el control de inventario.
• Procesamiento de Órdenes de Compra y Pagos a Proveedores: Administrar el ciclo completo de órdenes de compra, desde la solicitud de cotizaciones, negociación con proveedores y emisión de órdenes, hasta el seguimiento de entregas. Procesar y gestionar los pagos a proveedores, verificando facturas, conciliando estados de cuenta y asegurando la puntualidad y exactitud de los desembolsos.
• Gestión de Trámites Vehiculares y Seguros: Encargarse de la tramitación y renovación de placas de vehículos, así como de la gestión y seguimiento de reclamos ante compañías de seguros (accidentes, daños, etc.), asegurando el cumplimiento de la normativa vigente y la resolución eficiente de los casos.
• Elaboración de Informes: Preparar informes periódicos y resúmenes detallados de las actividades realizadas, incluyendo el estado de la caja chica, gestión de compras, control de gastos y cualquier otra métrica administrativa relevante. Estos informes deben ser claros, concisos y presentados de manera oportuna para la toma de decisiones.

Requisitos (Implícitos / Sugeridos):

• Experiencia previa en roles administrativos, contables o de compras.
• Dominio de herramientas ofimáticas (especialmente Excel).
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación.
• Organización, proactividad y atención al detalle.